Деловые письма фразы

Письмо должно быть правильно структурировано:

— обращение, соответствующее неофициальному стилю, на отдельной строке;

— вступление с на предыдущие контакты (на полученное письмо) — отдельный абзац;

— главная часть, соответствующая пунктам задания (несколько абзацев — помните о правильном делении на абзацы);

— заключение;

— завершающая фраза на отдельной строке;

— подпись на отдельной строке (только имя).

Письмо надо также правильно оформить:

— краткий адрес автора в правом верхнем углу;

— дата (под адресом).

25 Volodarskogo St

Saransk

Russia

1 June 2015

Dear Tom,

It was good of you to think of writing to me, and I appreciate it very much.

Thanks for your letter. I was so glad to receive it.

I was delighted to receive your nice letter.

Thank you very much for the letter you sent me.

How are you doing? Everything is fine with me. I’m sorry that I haven’t written for a while, but I’ve been really busy.

In your letter you ask me about …

You ask me to tell you a few things about …

Well, …

As for the …

It is great that …

How long …?

What …?

Do you think …?

Are you …?

Could you please tell me …?

Please tell me more about it.

I would like very much to hear about …

I would be very much obliged because …

I have been wondering recently how you are getting on and whether things have been improving for you.

Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.
Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:
• Просим…
• Также просим…
• А также просим…
• Сообщаем…
• Одновременно сообщаем…
Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.
Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.
Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.
Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:
• Во-первых… Прежде всего…
• Во-вторых… Затем…
• В-третьих… В заключение…
• Переходя к следующему вопросу…
• Что касается вопроса о…
• Учитывая все вышесказанное…
• Исходя из вышесказанного…
• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о…
• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть…
• В заключение выражаем надежду на…
• В заключение хотим напомнить Вам о…
Стандартные выражения деловой переписки
Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.
Стандартные выражения, указывающие на причину
• По причине задержки оплаты…
• В связи с неполучением счета-фактуры…
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
• Ввиду задержки получения груза…
• Вследствие изменения цен на энергоносители…
• Учитывая, что производственные показатели снизились на…
• Учитывая социальную значимость объекта…
При ссылках
• Ссылаясь на Вашe письмо от…
• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
• Ссылаясь на Ваш запрос от…
• Ссылаясь на устную договоренность…
• В ответ на Ваше письмо (запрос)…
• В соответствии с нашей договоренностью…
• На основании нашего телефонного разговора…
• На основании устной договоренности…
• Согласно постановлению правительства…
• Согласно Вашей просьбе…
• Согласно протоколу о взаимных поставках…
• Согласно спецификации…
• Ссылаясь на переговоры…
Указание на цель
• В целяx скорейшего решения вопроса…
• В целях выполнения распоряжения…
• Для согласования спорных вопросов…
• Для согласования вопросов участия…
• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
• Для решения спорных вопросов…
• В целях безопасности прохождения груза…
• В ответ на Ваш запрос…
• Во избежание конфликтных ситуаций…
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
• этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
• сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
• подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
• обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
• напоминания: напоминаем;
• предложения: предлагаем.
Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:
• контроль — возлагается,
• цена — устанавливается (снижается, поднимается),
• задолженность — погашается,
• сделка — заключается,
• рекламация (претензия) — предъявляется (удовлетворяется),
• платеж — производится,
• счет — выставляется (оплачивается),
• вопрос — поднимается (решается),
• скидки — предоставляются (предусматриваются),
• оплата — производится,
• возможность — предоставляется,
• договоренность — достигается,
• кредит — выделяется и т. п.
Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным,
деятельность — успешной,
вклад — значительным,
позиции — конструктивными (прочными),
доводы — вескими,
необходимость — настоятельной,
спектр (услуг) — широким,
скидки — значительными / незначительными,
предложение — конструктивным,
разногласия — существенными / несущественными,
рентабельность — высокой / низкой,
расчеты — предварительными или окончательными и т. п.

Уважаемые читатели!

Доводим до вашего сведения, что умение писать письма по-английски – очень важный навык, который пригодится в жизни.

А умеете ли вы их писать?

Писать письма – совсем не то же самое, что писать школьные сочинения или отправлять другу смс. Иногда одного умения составлять предложения из английских слов оказывается недостаточно. Даже сегодня, в эпоху онлайн-коммуникации, важно уметь писать настоящие письма по всем правилам.

Конечно, 50 лет назад люди тоже переписывались, но это происходило немного иначе, чем сегодня. Нужно было взять ручку и написать письмо, запечатать листок в конверт, написать адрес, встать со стула, выйти на улицу и опустить письмо в почтовый ящик. Такие письма требовали гораздо больше усилий и поэтому имели для получателя гораздо большую ценность. Но и сегодня письма – важная часть нашей жизни.

Умение грамотно написать письмо по-английски поможет вам поступить в университет, найти работу, поддерживать хорошие отношения с коллегами и деловыми партнерами и многое, многое другое. Давайте разберемся, как правильно писать письма на английском языке!

Искренне ваш,

P.S. Готовы? Приступим!

Download: This blog post is available as a convenient and portable PDF that you can take anywhere.

Большинство писем пишутся по шаблону

В целом, все письма устроены примерно одинаково. Вот некоторые составные части, которые вы найдете практически в любом письме:

• Дата (date). В е-мейлах проставлять дату не надо, потому что об этом позаботится ваш почтовый сервис. Но если вы пишете или печатаете письмо на бумаге, не забудьте проставить дату в верхней части страницы.

• Приветствие (greeting). Каким бы ни было ваше приветствие – «Hello” или «Dear”, оно обязательно должно быть в вашем письме. Из письма должно быть понятно, кому оно адресовано.

• Цель вашего письма (purpose for writing). В начале вашего письма должно содержаться краткое изложение того, о чем вы собираетесь писать.

• Факты (facts). Затем вы подробно излагаете все, о чем хотите поставить вашего адресата в известность.

• Ваша подпись (signature). Прежде чем указать имя и фамилию, письмо принято заканчивать типовой фразой, которая обозначает конец коммуникации, например: «Sincerely”, «Yours truly” (искренне ваш и т.д.). Затем ставится подпись.

Перечисленные выше пункты – план любого делового письма на самые разные темы. Здороваетесь, излагаете тему письма, развиваете ее в подробностях, прощаетесь, подписываетесь. Очень просто, не правда ли?

Однако это всего лишь структура, костяк вашего письма. Давайте посмотрим, как наполнить его содержанием.

Чтобы узнать больше о базовых английских словах и выражениях, которые используются в письмах, е-мейлах и другой письменной коммуникации, вы можете посмотреть видео – например, «Replying to a Spam Email” и «Writing a Business Email” на сайте FluentU. FluentU – полезный и практичный ресурс, с помощью которого можно освоить английский для реальной жизни. Все дело в том, что FluentU использует неадаптированные видео на английском – интервью, новости, публичные выступления и многое другое – чтобы создавать для вас персонализированные уроки английского языка.

Однако, прежде чем писать письмо, давайте научимся надписывать конверт. Это старинное искусство еще может вам пригодится.

Как заполняют почтовые конверты в США

Что необходимо указать на конверте, чтобы ваше письмо не потерялось? Разумеется, правильный адрес. В разных странах адрес на конверте пишут по-разному.

В Соединенных Штатах почтовый адрес выглядит так:

Jane Smith
1234 Washington St. Apt. 14A
Chicago, IL 60290

Что вам необходимо знать об американских адресах:

• На верхней строке пишут сначала имя, а потом фамилию получателя (first and last name).

• На второй строке – номер дома, а затем название улицы.

• Номер квартиры (apartment number) или почтового ящика ( PO box) указывают в последнюю очередь, под адресом. Часто слово «apartment” сокращают до «Apt.”

• На третьей строке будет стоять название города, затем, через запятую, сокращенное название штата, а в конце – почтовый индекс (zip code).

• Почтовый индекс в США состоит из пяти цифр. Иногда после них стоит тире и еще четыре цифры.

Если вы сами находитесь в США, то адрес отправителя, то есть ваш, будет указан в верхнем левом углу конверта, а адрес получателя – посередине.

Image Source: http://www.nhcs.net/parsley/curriculum/postal/envelope.html

Как заполняют почтовые конверты в Великобритании

В Великобритании адрес на конверте будет выглядеть немного иначе. Вот пример заполненного конверта с сайта Королевской почты Великобритании (British Royal Mail):

Miss S Pollard
1 Chapel Hill
Heswall
BOURNEMOUTH
BH1 1AA

Правила заполнения почтовых конвертов в Великобритании::

• На верхней строке пишут имя и фамилию получателя, либо фамилию и первую букву имени.

• Вторая строка содержит номер дома и название улицы (именно в таком порядке).

• Третья строка – название городского района или название деревни.

• Четвертая строка – название города заглавными буквами.

• Наконец, на пятой строке будет стоять британский почтовый индекс. Если в нем есть буквы, то они заглавные.

В Великобритании адрес получателя будет располагаться в нижнем левом углу конверта, а адрес отправителя – с обратной стороны под словами «Return address” (обратный адрес).

Image Source: https://personal.help.royalmail.com/app/answers/detail/a_id/81/~/clear-addressing—how-to-address-your-mail

TЕсли вы отправляете письма в США или Великобритании, эти правила обязательно надо соблюдать!

Шапка письма (Letter Headings): что в нее входит

У многих писем есть «шапка» – текст, который предшествует телу письма. В шапке обычно содержится информация об отправителе (это вы) и получателе (тот, кому вы пишете).

В деловой переписке – сопроводительных письмах к резюме (cover letters), письмах-рекламациях (letters of complaint) и письмах-напоминаниях (follow-up letters), шапка будет выглядеть следующим образом:

Ваше имя
Номер дома и название улицы
Город, почтовый индекс
Номер телефона
Дата

Имя получателя
Должность получателя
Название организации
Номер дома, название улицы
Город, почтовый индекс

В менее официальной переписке – например, в благодарственных письмах, в шапке достаточно указать дату и ваше имя, а иногда только дату.

Как писать письма на английском: 5 распространенных типов писем

Итак, вы приготовили конверт и написали адрес. Взяли лист бумаги и заполнили шапку. Теперь пора приступить к написанию собственно письма.

Сопроводительное письмо (Cover letter)

Умение писать сопроводительные письма требуется при устройстве на работу. Сопроводительное письмо прилагается к резюме и должно рассказать вашему потенциальному работодателю, почему вы – лучший кандидат на предлагаемую должность.

Объявления о вакансиях, как правило, содержат список необходимых квалификаций и навыков, которыми должен обладать успешный кандидат. Именно об этом и надо писать в своем сопроводительном письме.

Кроме того, сопроводительное письмо должно быть а) позитивным и б) личным, то есть не надо писать его по копирку или делать массовую рассылку по всем работодателям.

План сопроводительного письма

Приветствие

– Если вы знаете, как зовут получателя, напишите «Dear Mr./Mrs. .”

– Если вы не знаете имени получателя, можете написать «To Whom It May Concern”.

Первый абзац

– Напишите, как вас зовут и на какую должность вы претендуете.

– Если вы сочтете это уместным, укажите, как вы узнали о вакансии.

Второй абзац

– Расскажите о своем опыте (experience), навыках (skills) и личных качествах (personality traits), которые делают вас хорошим кандидатом на указанную должность.

– Пишите о конкретных фактах и старайтесь не копировать свое резюме слово в слово.

Третий абзац

– Поблагодарите получателя за потраченное время.

– Укажите свой телефон или е-мейл, по которому вами можно связаться.

Sincerely, (Искренне ваш)

— подпишите свое письмо от руки после того, как распечатаете его на принтере.

— Это можно напечатать.

Стандартные фразы

• I learned about this opportunity from…
  Я узнал об этой вакансии от…

• As you can see from my resume…
  Как вы можете видеть из моего резюме…

• My makes me an excellent candidate for this position.
  Мой навык делает меня отличным кандидатом на эту должность.

• It would be my pleasure to arrange a meeting with you at your earliest convenience.
  Я готов встретиться с вами в любое удобное для вас время.

• Thank you for your consideration.
  Спасибо за уделенное внимание.

Примеры сопроводительных писем

На сайте Monster, который посвящен поиску работы и составлению резюме, есть образцы сопроводительных писем для разных должностей и профессий. А вы можете воспользоваться интернет-формой и составить собственное письмо, хотя лучше потом переписать его, чтобы сделать более личным.

Заявление об увольнении (Letter of resignation)

Во многих иностранных компаниях принято посылать официальное письмо с заявлением об увольнении по собственному желанию за две недели до своего ухода.

Письма об увольнении обычно очень короткие. Что там будет написано, определяете вы и политика вашей компании. Единственное, что туда необходимо включить в обязательном порядке – дату, с которой вы хотите уволиться.

Помните, что расставаться с работодателем лучше на позитивной ноте. Не стоит включать в свое письмо жалобы, особенно личного характера, вне зависимости от причины вашего увольнения. Как говорят англичане, не надо «сжигать мосты» (burn bridges). Лучше расстаться друзьями – вдруг вам придется сотрудничать с этой компанией в будущем?

План письма об увольнении

Dear Mr. / Mrs.

Первый абзац

– Укажите должность, с которой вы увольняетесь, в том числе отдел (если есть).

– Укажите, с какой даты вы хотите прекратить трудовую деятельность.

Второй абзац (необязательный)

– Укажите причину, по которой вы хотите уволиться.

– Напишите что-нибудь позитивное о своей работе в компании.

– Предложите свою помощь в подготовке кандидата, который сменит вас на этой должности.

– Поблагодарите компанию за полученный опыт.

Sincerely/Respectfully yours, (Искренне ваш / С уважением)

• I am writing to inform you of my resignation from , effective .
  Я пишу, чтобы сообщить о своем увольнении с должности с .

• My experience with has been valuable.
  Работая в компании , я получил ценный опыт.

• I will be happy to assist in training my replacement in my remaining time with the company.
  В оставшееся время будут рад помочь в подготовке того, кто заменит меня на этой должности.

• Thank you for the opportunities and experiences you’ve offered me.
  Спасибо за возможности и опыт, которые вы мне предоставили.

Примеры писем

На сайте Monster есть хороший образец письма об увольнении, как и на сайте Muse . Большинство подобных писем

Письмо-напоминание (Follow-up letter)

Подобные письма посылают в двух случаях:

• Чтобы напомнить о себе. Это письмо посылается примерно через неделю после контакта с получателем, если вы ждете от него ответа или информации (например, приняты ли вы на работу).

• Чтобы поблагодарить получателя после личной встречи с ним. После деловой встречи или интервью принято посылать е-мейл с благодарностью за уделенное время и напоминанием о том, какие договоренности были достигнуты во время встречи.

Письма-напоминания должны быть вежливыми и конкретными. Они обычно короткие, не более одного абзаца.

План письма-напоминания

Dear Mr. / Mrs. ,

Первый абзац письма по результатам встречи

– Напомните получателю, когда именно вы с ним встречались или общались.

– Поблагодарите получателя за встречу.

– Напомните о важных моментах, которые вы обсуждали, или о договоренностях, которых вам удалось достичь.

– Пожелайте получателю хорошей недели (a good week) или выразите пожелание встретиться вновь (to meet again).

Первый абзац письма-напоминания

– Напомните получателю о том, когда вы встречались или общались.

– Напомните, какую информацию вы от него ждете.

– Пожелайте получателю хорошей недели (a good week) или выразите желание встретиться снова (to meet again).

– Поблагодарите получателя за уделенное время.

Sincerely, / Yours truly, / Awaiting your reply, (Искренне ваш / Жду от вас ответа)

• Thank you for taking the time to meet with me on .
  Спасибо за время, которые вы мне уделили .

• It was a pleasure speaking with you about…
  Было приятно поговорить с вами о…

• I’m writing to confirm…
  Пишу, чтобы подтвердить…

• I’d appreciate a response regarding…
  Будут очень признателен за ответ относительно…

• I look forward to hearing from you / meeting with you again.
  С нетерпением жду от вас ответа / нашей новой встречи.

На сайте Muse есть отличный образец письма-напоминания, которое вы можете использовать, чтобы узнать о результатах собеседования. Сайт About предлагает несколько примеров писем по разным поводам (в том числе – если вам отказали!) внизу этой страницы.

Письмо-благодарность (Thank you letter)

Такие письма посылают, чтобы выразить получателю благодарность по самым разным поводам. Вы можете послать письмо-благодарность за…

• Полученный подарок
• Посещение проведенного вами мероприятия
• Приглашение на мероприятие, которые вы посетили
• Оказанную вам помощь

Письмо-благодарность это знак особого внимания, и особенно приятно, если оно написано от руки. Это знак того, что вы потратили личное время и усилия, чтобы выразить вашу признательность.

План письма с благодарностью

Dear ,

Первый абзац

– Напишите, за то именно вы хотите поблагодарить получателя.

– Поблагодарите его!

– Добавьте какую-нибудь личную деталь или комментарий о том, что послужило причиной письма.

Yours truly, / Sincerely, (Искренне ваш)

• Thanks so much for…
  Огромное спасибо за…

• I was thrilled to receive your gift!
  Ваш подарок взволновал меня!

• I am touched by your generous gift.
  Я был тронут вашим щедрым подарком.

• I really appreciate your .
  Я очень ценю ваш(у)

• You have my heartfelt thanks.
  Примите мою искреннюю благодарность.

• It was very kind of you to…
  Вы были очень добры, когда…

На сайте Write Express есть несколько образцов неформальных писем с благодарностью. На этом сайте также большая коллекция писем, в которых благодарят за самые разные вещи.

5. Жалоба (Letter of complaint)

Жалобу пишут для того, чтобы привлечь внимание получателя к какому-либо неприятному для вас факту. Такие письма писать непросто, потому что не всегда удается изложить негативную информацию и остаться в рамках вежливости.

Помните: даже если вы пишете жалобу, не надо нападать на получателя! Постарайтесь придерживаться фактов, не грубить и не переходить на личности.

Если у вас есть документы, связанные с вашей жалобой – чеки (receipts) или записи (transcripts), приложите к письму их копии.

План письма-жалобы

Приветствие

– Если вы знаете, как зовут получателя, напишите «Dear Mr./Mrs. ”

– Если вы не знаете имени получателя, можете написать «To Whom It May Concern”.

Первый абзац

– Укажите, каким продуктом или услугой вы недовольны.

– Опишите проблему, включая даты, имена, названия продуктов и другие конкретные относящиеся к делу факты.

– Если вы предпринимали шаги к разрешению данной проблемы, расскажите, какие именно.

Второй абзац

– Объясните, как бы вы хотели разрешит данную проблему.

– Если вы хотите получить обратно деньги за бракованный товар, попросите сделать вам возврат (to be reimbursed / paid back).

– Укажите номер телефона или е-мейл, по которым с вами можно связаться.

– Поблагодарите получателя за время, потраченное на чтение вашего письма и ответ.

Sincerely / Respectfully yours, (Искренне ваш / С уважением)

• I am writing to report an issue I experienced with…
  Я пишу, чтобы сообщить о проблеме с…

• I’d like to bring an error to your attention.
  Я хотел бы привлечь ваше внимание к ошибке.

• I am dissatisfied with…
  Я недоволен…

• I would like to be compensated for my troubles in the form of .
  Я бы хотел получить компенсацию за неудобства в сумме .

• I look forward to resolving this issue together.
  Надеюсь, мы решим эту проблему вместе.

• I can be reached at to discuss the matter further.
  Со мной можно связаться по телефону для дальнейшего обсуждения проблемы.

Отличный образец письма-рекламации можно найти на сайте Georgia Department of Law. Федеральная комиссия США по торговле также предлагает на своем сайте образцы подобных писем.

Ну что, дорогие читатели, пишите письма! Поступайте на работу и увольняйтесь с нее, пишите вежливые жалобы, напоминайте и благодарите. Теперь вы все это умеете делать по-английски! Плюс один навык в копилку полезных знаний.

Если вам понравилась эта статья, что-то подсказывает мне, что вам понравится и FluentU – лучший способ изучать английский язык с помощью видеороликов о настоящей жизни.

Погружение в английский язык онлайн!