Деловое общение
Содержание
Система взглядов, основанная на принципах
В основе этики характера лежит аксиома о существовании ПРИНЦИПОВ, от которых зависит успех нашей деятельности. Они выполняют роль естественных законов в гуманитарной сфере и так же объективны, бесспорны и незыблемы, как закон всемирного тяготения в физике.
Объективный характер и роль этих принципов могут быть продемонстрированы на примере одного эпизода, приведенного Франком Кохом в «Трудах Военно-морского общества».
«Два линкора, приписанных к учебной эскадре, выйдя на маневры, были застигнуты штормом и провели несколько дней в открытом море. Я служил на головном корабле и с наступлением темноты нес вахту на мостике. Из-за клочьев тумана видимость была препаршивой, так что капитан не уходил с мостика, лично руководя нашей деятельностью.
Вскоре после наступления сумерек дозорный доложил:
— Справа по курсу корабля огонь.
— Неподвижный или смещающийся к корме?
— Неподвижный, сэр, — ответил дозорный, что означало: ситуация чревата столкновением.
Капитан крикнул сигнальщику:
— Передайте: «Есть опасность столкновения. Рекомендую вам изменить курс на двадцать градусов».
Последовал ответ: «Рекомендую вам изменить курс на двадцать градусов».
Капитан приказал передать: «Я — капитан. Требую изменения курса на двадцать градусов».
Ответ был: «Я — моряк второго класса. Смените курс на двадцать градусов».
Капитан весь кипел от возмущения.
— Передайте, — он словно выплевывал слова: — «Я — линкор. Требую смены курса на двадцать градусов»!
В ответ просигналили: «Я — маяк».
Мы сменили курс».
* * *
В приведенном случае видно, как ограниченное, шаблонное восприятие не позволяет правильно оценить обстановку. В повседневной жизни подобная ситуация представляет ничуть не меньшую угрозу.
Принципы — те же маяки, естественные законы, которые непозволительно нарушать. Как сказал Сесил де Милль в своем эпохальном фильме «Десять заповедей»: «Мы не в силах сокрушить закон; все, что мы можем, это рухнуть при столкновении с ним».
Люди смотрят на жизнь и взаимоотношения с окружающими сквозь призму своих представлений, или карт, составленных на основании их жизненного опыта. Как уже отмечалось, карта — не сама местность, а лишь попытка ее описать, то есть субъективная реальность.
Что же касается объективной реальности, или местности, то она сплошь утыкана «маяками», ограничителями, принципами, лежащими в основе развития и процветания личности. Эти принципы — естественные законы, мириадами нитей вплетенные историей в ткань общества; они — корни человеческого опыта, вобравшего в себя опыт каждого рода, любого общественного установления, выдержавшего проверку временем. Степень точности мысленной карты никак не влияет на саму местность.
Объективный характер принципов, или естественных законов, становится очевидным для всякого, кто глубоко мыслит и изучает циклы исторического развития общества. Эти принципы то и дело напоминают о себе; степень их осознания людьми и умения жить в согласии с ними ведет либо к жизнестойкости и стабильности, либо к упадку и краху.
Принципы, о которых идет речь, ни в коей мере не являются эзотерическими, то есть понятными лишь посвященным, и не имеют ничего общего с мистикой либо религиозными догмами. В этой книге вы не встретите ни одного положения, которое подходило бы только какому-то одному вероисповеданию, включая то, к которому принадлежу я сам. Эти принципы входят как составная часть в любую широко распространенную религию, равно как и во всякую жизнеспособную общественную теорию или этическую систему. Они самоочевидны и универсальны, являются необходимым условием человеческого существования, частью морали, изначально присутствуют в сознании всех людей, независимо от социальной принадлежности или готовности соблюдать эти принципы. Они существуют даже тогда, когда погребены под тяжестью ненормальных условий жизни.
Возьмем, к примеру, принцип СПРАВЕДЛИВОСТИ, из которого произросла концепция права. Даже маленькие дети от природы наделены чувством справедливости, несмотря на то, что личный опыт подчас дает примеры противоположного толка. Конечно, существуют серьезные расхождения в трактовке и способах достижения справедливости, но сама идея признается практически всеми — можно сказать, «носится в воздухе».
Вот еще примеры: ЧЕСТНОСТЬ и ПОСТОЯНСТВО. На этих двух китах держится ДОВЕРИЕ, без которого невозможно деловое сотрудничество, равно как и любые, рассчитанные на долгую перспективу, связи между людьми.
Далее идет ЧЕЛОВЕЧЕСКОЕ ДОСТОИНСТВО, основа основ Декларации Независимости Соединенных Штатов Америки.: «Мы считаем очевидными следующие истины: все люди сотворены равными, и все они одарены своим Создателем некоторыми неотчуждаемыми правами, к числу которых принадлежат жизнь, свобода и стремление к счастью».
Следующий принцип — ДОЛГ — сопряжен с потребностью внести свой вклад в дело свободного и счастливого развития человечества. С ним тесно связано понятие ДОБРОДЕТЕЛИ.
Не забудем и о принципе ПОТЕНЦИАЛА. В момент появления на свет каждый находится в эмбриональном состоянии и мало-помалу раскрывает свой потенциал, обнаруживает все новые таланты. С этим тесно связаны такие понятия, как СТАНОВЛЕНИЕ, РАЗВИТИЕ и ПРОГРЕСС — процесс реализации потенциала, самовыражения и самоутверждения личности, в свою очередь требующий ТЕРПЕНИЯ, ЗАБОТЫ и ПООЩРЕНИЯ.
Принципы следует отличать от ПРАВИЛ. Правила действуют по отношению к какой-нибудь конкретной сфере деятельности. Что годится в одном случае, не годится в другом, похожем — это могут подтвердить родители, пытавшиеся воспитывать второго ребенка в точности как первого.
В отличие от ситуационно обусловленных правил, принципы существуют как коренные, фундаментальные истины, имеющие универсальное применение. Они одинаково подходят отдельно взятой личности и супружеской паре, семье, частному предприятию или общественной организации. Будучи полностью усвоенными, то есть преобразованными в НАВЫКИ, принципы могут послужить основой для выработки правил.
Принципы — ограничители, помогающие нам соотносить свое поведение с непреходящими ценностями. Они фундаментальны и неоспоримы, потому что самоочевидны. Простейший способ убедиться в их правильности — даже не попробовать, а только представить себе попытку существовать, претворяя в жизнь их антиподы. Сомневаюсь, чтобы кто-либо всерьез считал несправедливость, ложь, подлость, тунеядство, бездарность или порок прочным фундаментом для счастья и успеха. Можно спорить о терминологических тонкостях, способах проявления и осуществления отдельных принципов, но в глубине души никто не сомневается в их существовании.
Чем точнее наши карты, или представления о мире, совпадают с верными принципами, тем они надежнее. Точные карты значат для личного и коллективного успеха неизмеримо больше, чем любые усилия, направленные на перемены в отношении к проблеме и поведении.
Основные принципы и правила делового общения
У каждой компании есть своя корпоративная культура, регламентирующая взаимоотношения в коллективе. Вне зависимости от нее действуют основные принципы и правила делового общения, к которым относятся:
- справедливое распределение ресурсов между сотрудниками;
- отсутствие недоброжелательного отношения к клиентам, коллегам, младшим по званию и начальству, критики в сторону конкурентов;
- развитие этической стороны поведения организации и лояльность служащих к ее традициям;
- одинаковое профессиональное признание коллективных и индивидуальных действий;
- оправданные отсылки к личному опыту в решении рабочих вопросов;
- проявление доверия к работникам с целью повышения ощущения их собственной ответственности;
- общая мотивация следовать установленным нормам для всех на личном примере;
- отсутствие насильственных мер по отношению к служащим и ограничений свободы одного сотрудника другим, бесконфликтность.
Сегодня есть много информации о том, как следует вести себя в различных беседах и переговорах
Недостаточно выпустить приказ о соблюдении всех перечисленных установок, они должны стать традицией для вашей фирмы. Необходимо соблюдать правила делового этикета и нормы делового общения, которые строятся на таких качествах, как:
- имидж и официальность;
- вежливость и приветливость;
- грамотность, пунктуальность;
- добропорядочность;
- конфиденциальность;
- внушительность и убежденность.
Все они невозможны без определенного набора нравственных ценностей, взаимоуважения и корректности ведения рабочих диалогов. Каковые основные коммуникативно речевые правила делового общения вам в этом помогут:
- держите себя в рамках приличия, вне зависимости от сложившейся ситуации;
- научитесь управлять эмоциями и ставить запрет на их внешнее проявление;
- следите за ходом своих мыслей и внимательно слушайте собеседника;
- выработайте правильную манеру речи.
Вам может быть интересно: Как выучить бухгалтерский учет самостоятельно
Среди основных форм и правил делового общения, есть ряд факторов, влияющих на переговорный процесс, которые надо учитывать в любой беседе:
- влияние или фактор власти — неравная позиция, когда одна сторона имеет преимущество над другой, поймите какой у нее источник и продумайте, что ему можно противопоставить;
- ограничение сроков или временные условия — в лучшем положении стоит быть терпеливым, ваш собеседник или же оппонент также ограничен во времени, как и вы;
- информационный ресурс — информацией никогда не стоит пренебрегать, научитесь ее считывать и слушать из речи и жестов;
- интрига, фактор неожиданности — у другой стороны могут быть козыри в запасе, будь-то новая идея, предложения сотрудничества, надо быть готовым к резкому сопротивлению вашей концепции или непредвиденной ситуации, в корне меняющей общие планы.
В современном обществе большая часть решения рабочих вопросов сводится к электронной переписке, но и здесь действуют основные коммуникативно речевые правила делового общения:
- уважение и внимательность к рабочим целям друг друга;
- безопасность и сохранность информации без ее свободного распространения;
- грамотность и пунктуальность.
Остановимся внимательней на каждом из аспектов деловой этике.
Не говорите лишнего
В залоге успеха не только грамотно поставленная речь, но и её содержание
Здесь действует принцип конфиденциальности. Если вам доверили какую-то информацию в рамках переговоров, не старайтесь делать ее общеизвестной. Следите за тем, что, когда и кому вы говорите.
Безопасность компании во многом зависит от разговорчивости ее сотрудников — не стоит выдавать корпоративные секреты в дружеском или семейном кругу, выводить их за рамки личной переписки и своего отдела. То же касается и переговоров с конкурентами — им не обязательно знать, как и над чем работает ваша организация.
Соблюдайте пунктуальность
Этот пункт имеет отношение не только к банальному приходу на работу без опозданий, но и своевременным ответам на приходящие письма по работе, ведение документации и корреспонденции. Грамотно распоряжайтесь своим рабочим временем и тогда о вас сложится репутация пунктуального человека.
Общепринятые нормы этикета лежат в основе всего
Выполняйте данные вами обещания — будь-то назначенное время для телефонной беседы, выполнение каких-то обязанностей или организация намеченного мероприятия.
Забудьте что такое обращение на «Ты»
Чувство такта и уважения к собеседнику заложено в правильном обращении к нему. К своим коллегам, начальству и подчиненным действует только одна форма обращения — на Вы. Даже при учете неформальной обстановки, обращаться на Ты к руководителю не рекомендуется.
Вежливая форма разговора с клиентами и конкурентом — тоже обращение на Вы.
Телефонный этикет
Телефонная беседа придерживается жестких рамок, обусловленных своим ограниченным форматом. Эта культура предусматривает четкий свод рекомендаций:
- не звоните на домашний номер партнерам и коллегам без предварительного согласования;
- временной интервал совершения звонков — не ранее 8 часов утра и не позднее 11 вечера;
- если нет ответа на звонок — не бросайте сразу трубку;
- если связь прервалась — ее возобновляет инициатор;
- не говорите слишком громко, если вас об этом не просят из-за плохой слышимости;
- разговор ведите кратко и по существу;
- отвечайте на звонки оперативно и без задержек;
- не отходите во время разговора от телефона — если это надо, предупредите собеседника;
- не забывайте о позитивном приветствии и завершении беседы с подведением итогов.
Взаимоотношения начальник-подчиненный
Для конструктивного диалога с подчиненными, руководитель должен придерживаться этих советов:
- поощряйте коллектив, даже в случаях, когда успех достигнут действиями руководства;
- адресуйте критику не конкретно человеку, а его профессиональным поступкам;
- делайте замечания, даже при несущественном невыполнении обязанностей;
- не давайте личных советов сотрудникам, не имеющих отношения к работе;
- показывайте, что власть и принятие решение сосредоточены у начальства;
- хвалите работников за хорошее выполнение задач не только материально, но и на словах;
- награждайте рабочих по справедливости — размер премии равен профессиональным заслугам;
- защищайте своих подопечных перед конкурентами и посторонними.
Вам может быть интересно: Два высших образования: плюсы и минусы
Всегда дослушайте собеседника до конца
Чтобы сформировать хорошее мнение о компании и себе у окружающих, надо следовать определенным приемам поведенческой культуры, основанным на психологии. Здесь за основу берутся внимательность и пунктуальность, чувство такта.
Кроме того, что нельзя перебивать своего оппонента, необходимо внимательно выслушать, что он вам говорит. Это даст вам возможность понять его мотивы и определить его внутреннее состояние по манере и голосу, тому, как строит свои вопросы и предложения. Определение внутреннего состояния партнера (по манерам и голосу). Нейтрализация замечаний в процессе разговора. Способы защиты от некорректного поведения. Техника ведения бесконфликтного разговора. Техника самоуспокоения.
Спокойно реагируйте на критику
Умение управлять эмоциями и самообладание добавят большой плюс
Все мы остро и болезненно воспринимаем критику в свой адрес. Но в деловом общении стоит научиться брать под контроль свои эмоции. Для этого следуйте схеме:
- выслушать собеседника — определить его мотивы — понять его настроение;
- нейтрализовать замечания в процессе беседы, акцентировав внимание на успехах;
- защититься от некорректного поведения, сославшись на выполнение неотложных рабочих задач;
- использовать техники бесконфликтного разговора и самоуспокоения — сдержанность, вежливость, ведения отсчета про себя, параллельно занимаясь поиском путей урегулирования спорной ситуации.
Никаких сплетен
Всем хорошо известно, что сплетничать — это плохо. Особенно нехорошо негативно отзываться о своих сотрудниках и коллегах, руководстве, тем более заниматься распространением слухов об их трудовой деятельности и личной жизни.
Никогда не используйте непроверенную информацию и исключите все личные разговоры во время работы, пресекайте любые сплетни, сославшись на то, что они вам неинтересны.
Если вы совсем не можете устоять от обсуждений чьих-то вредных привычек и неудач — записывайте свои недостатки и работайте над ними.
Профессиональное общение: принципы и правила
Принципы (от лат. principium — начало, основа) и правила профессионального общения (П. о.) — положения, в к-рых отражены закономерности О. в профессиональной среде, к-рые являются для данного типа О. основанием и нормой и следование к-рым обеспечивает его эффективность. Принципы и правила П. о. складывались в процессе становления общественного производства и разделения труда и вначале формулировались на уровне «житейской» психологии, а с развитием психологии как отрасли науч. знания и практики, были сформулированы на теорет. и методическом уровнях. Различают этические и психологические принципы и правила П.о: 1-е определяют моральные и нравственные нормы П. о. (этика и этикет профессионального О.); 2-е раскрывают психол. закономерности эффективного П. о. Этические и психол. принципы и правила взаимодополняют друг друга.Наиболее общие, стратегические принципы П. о., обеспечивающие оптимизацию и повышение эффективности совмест. деятельности: 1) принцип гуманизма — ориентирует на самоценность человека, его самосовершенствование, самореализацию в процессе П. о.; 2) субъект-субъектного взаимодействия — способствует формированию и развитию сотрудничества как основы П. о. вне зависимости от статусного положения участников; 3) активности — обеспечивает поддержание П. о.; 4) ответственности предполагает обоюдную ответственность субъектов П. о. за формирование межличностных отношений и возникновение проблемных ситуаций во взаимодействии; 5) объективности — предполагает, что в ходе П. о. его субъекты исходят не из своих субъективных оценок, но из объективной многосторонней оценки ситуации; 6) обратной связи — обеспечивает возможность для каждого субъекта П. о. соотносить свои цели, мотивы и действия с результатом О. в конкретной ситуации и при необходимости корректировать их для повышения эффективности О.; 7) ясности — подразумевает, что сообщение обладает ясностью и может быть однозначно понято получателем; 8) в соответствии с принципом целостности цель П. о. — содействовать установлению взаимопонимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение профессиональных целей; 9) принцип стратегического использования неформальной организации: наиболее эффективна коммуникация, когда руководитель использует неформальную организацию в дополнение к каналам коммуникации формальной организации. Тактику взаимодействия в П. о. на ситуативном уровне определяют след. правила: 1) ясности — согласно ему нельзя приступать к сообщению идеи, если она не понятна или не до конца понятна самому говорящему; 2) постоянной готовности к непониманию — допускает, что др. субъекты О. всегда имеют право на непонимание; 3) конкретности — требует следует избегать неопр., двусмысленных, расплывчатых выражений и слов, не перегружать сообщение «профессионализмами»; 4) контроля за невербальными сигналами — следует контролировать не только речь и содержание сообщения, но и ее внешнее сопровождение — мимику, жесты, интонацию, позы; 5) по правилу адресата — необходимо говорить «на языке собеседника», т. е. учитывать его жизненный и профессиональный опыт, культурно-образовательный уровень, его ценности и интересы; 6) собственной неправоты — предполагает, что личная т. зр. может быть неправильной, что предостерегает от серьезных ошибок и просчетов в ходе О.; 7) места и времени — учет своевременности и выбора наиболее адекватной ситуации и обстановки П. о.; 8) открытости — означает готовность к пересмотру своей т. зр. под влиянием вновь открывающихся обстоятельств, а также способность принимать и учитывать версии собеседника. Данные правила являются наиболее общими: следование им обеспечивает эффективность П. о. в любой организационной среде. Лит.: Батаршев А. В. Психодиагностика способности к общению, или Как определить организаторские и коммуникативные качества личности. М., 1999.; Руденский Е. В. Основы психологии общения менеджера: Учеб. пособие. М.-Новосибирск, 1997; Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А. Я. Кибанова. М., 2007; Шепель В. М. Человековедческая компетентность менеджера. Управленческая антропология. М., 1999. Е. В. Селезнева
Понятие делового общения.
Поделись с друзьями
Деловое общение — это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере, при котором происходит обмен деловой информацией и опытом работы, предполагающим достижение определенного результата в совместной работе, решение конкретной задачи или реализацию определенной поставленной цели. То есть его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т.е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, принятыми на данной территории, профессиональным этическим принципам, принятыми в данном профессиональном круге лиц.
Регламентированность делового взаимодействия выражается также во внимании к речи. Обязательно соблюдение речевого этикета — разработанных обществом норм языкового поведения, типовых готовых «формул», позволяющих организовать этикетные ситуации приветствия, просьбы, благодарности и т. д. (например, «здравствуйте», «будьте добры», «разрешите принести извинения», «счастлив познакомиться с Вами»). Эти устойчивые конструкции выбираются с учетом социальных, возрастных, психологических характеристик.
Деловое общение как процесс предполагает установление контакта между участниками, обмен определенной информацией для построения совместной деятельности, установления сотрудничества и т.д. Чтобы общение как процесс происходило без проблем, оно должно проходить по следующим этапам:
- Установка контакта (знакомство). Предполагает понимание другого человека, представление себя другому человеку;
- Ориентировка в ситуации общения, осмысление происходящего, выдержка паузы;
- Обсуждение интересующей проблемы;
- Решение проблемы;
- Завершение контакта (выход из него).
Общим требованием считается приветливое и предупредительное отношение ко всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и антипатий.
Служебные контакты должны строиться на партнерских началах, исходить из взаимных запросов и потребностей, из интересов дела. Бесспорно, такое сотрудничество повышает трудовую и творческую активность, является важным фактором технологического процесса производства, бизнеса.
Известны «писаные» и «неписаные» нормы поведения в той или иной ситуации официального контакта. Принятый порядок и форма обхождения на службе называется деловым этикетом. Его основная функция — формирование правил, способствующих взаимопониманию людей. Второй по значению является функция удобства, т. е. целесообразность и практичность. Современный отечественный служебный этикет имеет интернациональные признаки, потому что его основы фактически были заложены в 1720 году «Генеральным регламентом» Петра I, в котором были заимствованы зарубежные идеи.
Деловой этикет включает в себя две группы правил:
- нормы, действующие в сфере общения между равными по статусу, членами одного коллектива (горизонтальные);
- наставления, определяющие характер контакта руководителя и подчиненного (вертикальные).
Средства процесса общения — это речь, язык, жесты, мимика, фразы, эмоции.
Составные элементы процесса общения — сообщение, разговор, рапорт, точка зрения, комплимент.
Формы делового общения — беседы, переговоры, совещания, посещения, публичные выступления.